Beim Export der Statistik kann es manchmal zu widersprüchlichen Angaben in den Grafiken und Listen kommen. Ein Beispiel: die eine Statistik zeigt 116 Fälle für eine Kategorie an, die andere 117 Fälle. Da muss etwas falsch sein,,?! Wir zeigen dir in diesem Artikel, wie du diese Angaben selber korrigieren kannst.
Die unterschiedlichen Anzeigen in der Statistik können verschiedene Gründe haben: Entweder wurden schon ursprünglich im ssa-app oder im DossierManager gewisse Angaben fehlerhaft eingetragen oder im Export der Statistik sind gewisse Filter-Felder falsch angewählt oder wurden deaktiviert. Um herauszufinden, wo und welche Daten unvollständig sind, gehe folgendermassen vor:
1. STATISTIK EXPORTIEREN (nicht anonymisiert*)
Gehe ins Menu Administration > Statistiken exportieren, um die gewünschte Statistik zu generieren. Dabei unbedingt das Häkchen setzten bei: Daten nicht anonymisieren.
*An dieser Stelle muss dir bewusst sein, dass du nun eine Statistik mit allen Klarnamen deiner Fälle exportierst. Falls du das an einem nicht geschützten Ort bzw. Computer machst, musst du die Datei anschliessend wieder löschen! (Zur Sicherheit funktioniert das nur bei den Fällen, wo du auch zuständig bist. Die/der Admin kann zwar Daten von anderen Anwender:innen exportieren, die Daten werden jedoch in jedem Fall anonymisiert, wenn er/sie nicht Zuständige ist, auch wenn das Häkchen aktiviert ist.)
2. ÖFFNEN Excel Datei und Bearbeitung aktivieren KLICKEN
Wenn du die Excel-Datei öffnest, klicke sofort auf Bearbeitung aktivieren.
3. BEARBEITEN nach FALLBEISPIELEN
Fallbeispiel fehlende Falldaten:
Du hast in der Excel Mappe "Schulhäuser" ein Total von 117 Fällen aber in der Kategorie "Fallart" zählt es nur 116 Fälle. Woher kommt nun dieser Widerspruch? - Im Grunde genommen bedeutet das, dass für einen Fall im ssa-app oder DossierManager die Fallart nicht eingegeben worden ist.. Der Fall wird darum in der Statistik bei "Fallart" nicht gezählt. Wie korrigierst du das?
1. Scrolle nach unten zu den Mappen und wähle die drittletzte Mappe "Fälle" an.
2. Suche nun den Eintrag mit den fehlenden Daten.
Klicke also auf das Titelfeld Fallart und suche alle leeren Einträge:
- Wähle den Trichter bei Fallart an
- Klicke auf (Alles auswählen), um alle Filter zuerst zu deaktivieren und wähle dann (Leere) an. Nun zeigt es den fehlenden Eintrag an.
--> Bei Fall Harry Hasler ging es also ursprünglich vergessen, die Fallart zu bezeichnen.
Nun könntest du theoretisch die Daten direkt hier im Excel ergänzen und die Grafiken in den anderen Mappen werden aktualisiert (nicht automatisch, dazu musst du im Excel Menü auf Daten>Alle aktualisieren klicken). ABER ACHTUNG: Die Daten werden im ssa-app/DossierManager nicht angepasst! Dies funktioniert, wenn du nur ganz wenige Daten korrigieren musst und wenn du z.B. keine Zeit mehr hast und bald den Jahresbericht abgeben musst (diesen Tipp habt ihr natürlich nicht von uns 🙈).
3. Gehe nun zurück zum ssa-app/DossierManager, suche den Fall (Harry Hasler) und ergänze die Daten dort. Danach kannst du die gewünschte Statistik auch nochmal neu exportieren und deine Statistik/Grafik korrespondiert nun.
Fallbeispiel Leistungen:
Du hast in der Excel Mappe Leistungen Daten, welche du umbuchen möchtest.
Nehmen wir an, du hast im statistikrelevanten Vorjahr fälschlicherweise zu viele Stunden auf die Leistung mit dem Namen falsche Leistungen verbucht. Diese Stunden möchtest du nun der richtigen Leistung zuordnen - umbuchen eben. So wird es gemacht:
1. Gehe dazu zuerst zurück ins ssa-app oder den DossierManager - dort ins Menü Zeit erfassen. Hier musst du als Erstes die Ansicht anpassen:
2. Dazu ziehst du den Tag (oben links neben +) und ziehst diesen unten ins Feld bei Tag:
3. Nun gibst du im Suchfeld der Spalte Leistung den Namen der Leistungen ein, auf die du falsch verbucht hast. Es werden dir nun alle Zeiteinträge mit dieser Leistung angezeigt.
4. Ändere nun die entsprechenden Zeiteinträge einzeln, indem du auf den Stift klickst. Gib nun die korrekte Bezeichnung für die Leistung ein, für die du die Arbeitszeit aufgewendet hast.
Tipp: Allenfalls kann es hier Sinn machen, mit rechter Maustaste mehrere Tabs zu öffnen, damit du schnell wieder im Menü zurück bist.
(Bei Firefox: rechte Maustaste > Link in neuem Tab öffnen)