Ihr dürft bald eine neue Mitarbeiterin bei euch begrüssen und möchtet ihr ein bestehendes ssa-app oder DossierManager Konto übergeben. Wir zeigen euch, wie das am einfachsten geht.
Bei einer Konto-Übergabe werden alle Zeit- oder Journal-Einträge des Vorgängerin oder des Vorgängers automatisch ausgeblendet sowie die archivierte Fälle, So kann der/die neue Mitarbeiter:in mit einem frischen Konto starten, hat aber die Möglichkeit, mit den übergebenen Fällen weiterzuarbeiten. (Diese Einstellung ist im individuellen Konto so vorhinterlegt.)
Dennoch ist es wichtig, dass der/die Vorgänger:in das Konto vor der Übergabe ein wenig aufräumt. Das bedeutet: alle Fälle archivieren, die er/sie abgeschlossen hat oder nicht übergeben möchte (Wie man archiviert, erfährst du hier ). So erscheinen diese Fälle dann auch nicht, wenn das Konto übergeben wurde.
Keine Angst, wir haben aber dafür gesorgt, dass der/die neue Mitarbeitende Zugriff auf das Fall-Archiv behält, wenn er oder sie beispielsweise einen Fall mit einem gleichen Namen eröffnet, wie schon einer existiert.
Hier noch ein Hinweis. Solltest du irrtümlicherweise den Knopf angewählt haben, dann ändere den Namen wieder zurück und lass das Häckchen markiert. Nun erscheint wieder alles wie vorher. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn man nach einem Mutterschafts-Urlaub wieder mit dem Account arbeitet.
Diese Schritte sind zu tun bei einer Konto-Ãœbergabe KURZFASSUNG
Der/die Vorgänger:in archiviert alle Fälle, welche für die neue Person nicht mehr relevant sind.
Sie geht aufs Konto - oben rechts, wo (noch) der alte Name steht - und ändert das Passwort.
Sie übergibt das Passwort der neuen Person.
Die neue Person logt sich nun mit dem Benutzernamen und Passwort ein.
Sie geht ebenfalls aufs Konto und ändert nun Namen, E-Mail und Passwort.
Bevor die Daten gespeichert werden, unbedingt das Häkchen "Ausblenden von allen Zeiteinträgen, archivierten Journaleinträgen und archivierten Fälle, welche unter einem anderen Namen erstellt wurden."
Die anderen beiden Häkchen empfehlen wir, leer zu lassen und nur zu ändern bei Namenswechsel wegen Heirat oder Ähnlichem. Werden diese angeklickt, kann man nämlich nicht mehr nachvollziehen, wer in der Vergangenheit bei den Fällen und Projekten zuständig war.
LANGFASSUNG - Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Bildern:
(Achtung wir beginnen wieder bei Schritt1!)
Hier die Ansicht, wie das ssa-app oder der DossierManager für den/die Vorgänger:in erscheint:
Noch sind alle Journaleinträge sichtbar:
Ebenfalls alle Zeiteinträge:
1. Gehe als Vorgänger:in nun ins Menu Fälle und archiviere alle Fälle (rechte Maustaste Windows / Zwei Finger Mac), welche du nicht der neuen Person "übergeben" möchtest:
2. Gehe nun unter Konto und ändere das Passwort.
3. Ãœbergebe das Passwort der neuen Person
4. Die neue Person logt sich nun mit dem Benutzernamen und Passwort ein
5.Diese geht unter Konto und ändert Name, E-Mail und Passwort.
6. Bevor die Daten gespeichert werden unbedingt das Häckchen "Ausblenden von Zeit-, Journaleinträgen und archivierten Fälle, die unter einem anderen Namen erstellt wurden." markieren.
Nun sind nur noch Journaleinträge von aktiven Fällen sichtbar
Zeiteinträge sind nun ebenfalls verschwunden
Kein Zugriff auf archivierte Fälle
Ausser Harry Hasler, der wurde neu eröffnet, dann erscheint diese Meldung:
Auf Wieder eröffnen klicken
Hier noch ein Hinweis. Solltest du irrtümlicherweise den Knopf angewählt haben, dann ändere den Namen wieder zurück und lass das Häckchen markiert. Nun erscheint wieder alles wie vorher. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn man nach einem Mutterschafts-Urlaub wieder mit dem Account arbeitet.